GmailでOGGファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

音声ファイルを扱う業務において、OGGファイルをMP3に変換する作業に時間を要していませんか。オンラインの変換サイトを利用するたびにファイルをアップロード・ダウンロードする手間は、定型業務でありながらも積み重なると大きな負担になりがちです。このワークフローは、GmailでOGGファイルを受信するだけで、ファイル変換とDropboxへの格納を自動で実行するため、ファイル形式の変換に伴う一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるoggからmp3へのファイル変換に手間や時間を取られている方
• Gmailで受信したOGGファイルを、MP3に変換してDropboxで管理している方
• 音声ファイルの形式変換から保存までの一連の業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに、oggからmp3へのファイル変換と格納が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、OGGファイルが添付されたメールを検知するよう設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインファイル変換ツールでOGGファイルをMP3に変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるメールの件名や本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定してください
• RPA機能では、利用するオンラインファイル変換ツールに合わせて、ブラウザ操作の記録や各種設定をユーザーの環境に応じて変更することが可能です
• Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダパスや保存するファイル名を任意で設定できます

■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691