OneDriveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

■概要

SmartsheetとOneDriveを連携してプロジェクト管理をしているものの、ファイル共有後にSmartsheetへ手動で情報を転記する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定したOneDriveフォルダにファイルが格納されるだけでSmartsheetに自動で行が追加されるため、ファイル管理とタスク管理の一元化をスムーズに実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartsheetとOneDriveを利用し、ファイルやプロジェクトの進捗を管理している方
• OneDriveへのファイルアップロード後、Smartsheetへの手入力に手間やミスを感じている方
• ファイル管理とタスク管理の連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの一貫性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetに行を追加するオペレーションで、どの列に何の情報を追加するかを任意に設定してください
• トリガーで取得したファイル名やURL、作成日時などを、Smartsheetの項目に合わせてマッピングすることが可能です

■注意事項‍

• SmartsheetとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。