■概要
請求書や契約書といったPDFファイルが届くたびに、内容を目で確認し、手作業でテキスト化していませんか？こうしたPDFからテキストを抽出する（pdf to text）定型業務は、時間がかかるだけでなく、転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveにPDFファイルが格納されるだけで、内容を自動でテキスト化しSlackへ通知できます。これにより、手作業による確認や入力の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでPDFファイルを管理しており、手作業での内容確認に手間を感じている方
- 請求書や契約書PDFをテキスト化（pdf to text）する作業を効率化したいと考えている方
- Slackを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのPDF格納を起点に、テキスト化からSlack通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になり、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、PDFファイルから読み取るテキストの範囲や抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを自由に選択できます。また、本文に固定のテキストを入れたり、OCRで抽出した内容を変数として埋め込むといった柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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