GmailでTIFFファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

業務で扱うTIFFファイルを、その都度手作業でPDFに変換して管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は、他の重要な業務を圧迫する原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信した際に添付されたTIFFファイルを自動でPDFへと変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに格納までを自動化できます。面倒な変換作業から解放され、業務効率の改善に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にGmailでTIFFファイルを受信し、手作業でPDFに変換している方
• ファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
• RPAを活用して、ファイル管理や定型的なPC操作の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに、手動で行っていた`tiff file to pdf`の変換から保存までを自動化し、作業時間を短縮します。
• 自動処理によって、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、TIFFファイルをPDFに変換するブラウザ上の操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、件名や送信元アドレスなど、フローボットを起動する条件となるキーワードを任意で設定してください。
• RPA機能では、利用するファイル変換ツールやPC環境に応じて、ブラウザ操作の内容をユーザー自身で柔軟に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名を任意のものに設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691