■概要
Google Driveにアップロードされたファイルの情報を、管理のためにMicrosoft Excelへ手入力していませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Google DriveとMicrosoft Excel間の連携が自動化され、ファイルが特定のフォルダに追加されると、Microsoft Excelのリストへ情報が追記されます。これにより、手作業をなくし、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Excelを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- Google Driveのファイル情報を手作業でMicrosoft Excelに転記しており、手間やミスに課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要なコア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーに自動でMicrosoft Excelへ記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ入力が不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名などの情報を指定のファイルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定することが可能です
- Microsoft Excelへの登録内容は、連携先のファイルを任意で指定できるほか、固定の値を入力したり、トリガーで取得したファイル名やURLを変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます
■注意事項
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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