Gmailで動画ファイルが送信されたら、RPAで音声ファイルに変換しDropboxに格納する

‍■概要

ウェビナーの録画やオンライン会議の議事録など、動画ファイルがメールで送られてくる機会は多いものの、その後のファイル変換や保存に手間がかかっていませんか。手作業で動画を音声に変換する作業は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の動画ファイルを受信した際に、RPAが自動で音声ファイルへと変換し、指定のBoxフォルダに格納するため、こうした一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った動画を音声に変換する作業を頻繁に行う方
• 動画コンテンツの文字起こしや議事録作成のため、音声ファイルへの変換を手作業で行っている方
• RPAを活用して、ブラウザ上での定型的なファイル変換作業そのものを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 動画ファイルのダウンロードから変換、アップロードまでの一連の流れが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルなどの情報を取得します。
4. 次に、分岐機能を使って、添付ファイルが動画ファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどで動画ファイルを音声ファイルに変換する操作を自動化します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換した音声ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワード（例：「要文字起こし」「会議動画」など）を任意に設定してください。
• 分岐機能では、メールの送信元や件名に含まれるテキストなど、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、実際に操作したい変換サービスのURLや操作対象のボタンなどを、利用環境に合わせて設定してください。
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。メールの件名や受信日などを変数としてファイル名に利用することも可能です。

■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。