Googleフォームで動画ファイルが送信されたら、RPAで音声ファイルに変換しGoogle Driveに格納する

‍■概要

インタビュー動画やWeb会議の録画ファイルなどを受け取った後、音声ファイルに変換する作業に手間を感じていませんか。手作業でWeb上のツールを利用して動画を音声に変換し、ダウンロードして保存するフローは、ファイル管理も煩雑になりがちです。このワークフローを活用することで、Googleフォームで動画ファイルが送信されると、RPAが自動で音声ファイルに変換しGoogle Driveに格納するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に動画ファイルを受け取り、音声ファイルに変換する業務を行っている方
• Googleフォームで収集した動画を、効率的にファイル変換をして管理したいと考えている方
• 動画から音声への変換作業を手作業で行っており、業務の自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• 動画の変換作業からGoogle Driveへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された動画ファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、Web上の変換ツールなどを利用して動画ファイルを音声ファイルに変換するブラウザ操作を自動化します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、格納するファイル名などを生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換された音声ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、動画ファイルを受け付けるフォームを任意で指定してください。
• RPA機能の設定では、convert video to audioを実行するWebサイトのURLや、画面上のクリック操作などを、ご利用の環境に合わせて設定する必要があります。
• AI機能でファイル名を生成する際のプロンプト（指示文）は、フォームの回答情報などを変数として利用し、管理しやすいルールで自由に作成できます。
• Google Driveに変換後の音声ファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意のものに設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。