GoogleフォームからPNGファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

‍■概要

日々の業務で発生するPNGファイルをPDFに変換する作業に、手間を感じていませんか。特に、ファイル変換サイトを利用していても、ファイルのダウンロードやアップロードといった手作業が繰り返し発生し、非効率になりがちです。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPNGファイルが送信されると、RPAが自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル変換に関わる一連の作業を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPNGファイルを、手作業でPDFに変換・保存している方
• 定型的な変換作業を効率化したいと考えている方
• 申請書類や画像データなど、様々なファイルをPDF形式で一元管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点にPDF変換から保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたPNGファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでPDFへの変換処理を行います。
5. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、変換後のファイルに関する情報を取得します。
6. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動の起点としたい任意のフォームIDを指定できます。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、ファイルIDの項目に、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定します。
• RPA機能では、操作対象のWebサイトURLやクリック箇所などを、実際の業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象のテキストに前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用でき、抽出したい項目も任意で設定可能です。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。