■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連資料はGoogle Driveに保存しているものの、手作業での連携に手間を感じていませんか。Smartsheetに新しい行を追加するたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作成するのは、時間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogle Driveの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとGoogle Driveを併用し、手作業でのデータ連携に非効率を感じている方
- プロジェクト管理でSmartsheetを利用しており、Google Driveでの資料管理を効率化したい方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみフローが実行されるように条件を指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を元に任意の場所にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガーで取得した情報をもとに、どのような条件の場合にフォルダを作成するかを分岐条件で任意に設定してください。例えば、特定のステータスの行が追加された場合のみ実行する、といった設定が可能です
- Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetのどの情報をフォルダ名に引用するか、またどのフォルダの配下に作成するかを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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