OutlookでJPGファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しDropboxに格納する

■概要

Outlookで受信した請求書や申込書などのJPGファイルを、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のメールをOutlookで受信すると、自動で添付されたJPGファイルをPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納する一連の処理を自動化します。日常的に発生するJPGからPDFへのファイル変換作業を効率化し、手作業による手間やミスを削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するJPGファイルの管理やPDFへの変換作業に課題を感じている方
• 手作業でのファイル変換やファイル保存による非効率を解消したい方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要なコア業務へ時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、JPGからPDFへの変換、Dropboxへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、受信したメールから添付ファイルの情報を取得し、ダウンロードするアクションを設定します。
4. RPA機能を用いて、ダウンロードしたJPGファイルをPDF形式に変換するブラウザ操作を設定します。
5. データ変換機能で、保存するファイル名をメールの件名や受信日などをもとに、正規表現を用いて任意の形式に整えます。
6. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で設定可能です。
• 分岐機能を追加することで、添付ファイルの有無や種類に応じて、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを業務内容に合わせて設定してください。
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名をどのようなルールで変更するかを自由に設定でき、メールの件名などの情報も利用できます。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。