Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

■概要

Boxにアップロードされた名刺や顧客情報の書類を、一つひとつ手作業でLoopsに入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、BoxとLoopsを連携させてこうした課題を解決します。Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Loopsに新しいContactとして登録するため、手入力の手間なく正確な顧客情報管理が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存した名刺情報を手作業でLoopsに転記している営業担当者の方
• LoopsとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
• 手入力によるデータ登録ミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにファイルをアップロードするだけでLoopsへのContact登録が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮できます
• OCR機能が自動で情報を読み取り登録するので、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとLoopsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（ファイル名など）に基づいて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで指定したファイルを取得します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでLoopsの「Create Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にContactを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。また、ファイルをダウンロードするアクションでも、対象のコンテンツIDを任意で設定できます
• 分岐機能では、ファイル名など前段で取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意にカスタマイズすることが可能です
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください
• Loopsの項目には、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりと、柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項

• Box、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924