Zoho MailでQuickTimeファイルを受信したら、オンラインツールでMP4に変換してBoxに保存する

■概要

動画ファイルを扱う際、QuickTimeからMP4への変換といった作業を手動で行うのは手間がかかるものです。毎回オンラインツールを探し、ファイルをアップロードして変換、そしてダウンロードするという一連の操作は、時間もかかり非効率に感じるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のファイルを受け取るだけで、一連の変換作業が自動で完結します。手間のかかるファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• QuickTimeファイルをMP4に変換する方法を模索し、定型業務を効率化したいと考えている方
• Zoho Mailで受け取った動画ファイルをBoxで管理しており、手作業での変換や保存に手間を感じている方
• RPAなどを活用してファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• QuickTimeからMP4への変換、ダウンロード、Boxへのアップロードといった一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル変換時の設定ミスや、別ファイルとの取り違えといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の安定に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」アクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがQuickTime形式の場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. Zoho Mailの「ファイル情報を取得」と「ファイルをダウンロード」アクションで、対象のファイルを取得します。
5. オペレーションでRPA機能を選択し、オンラインのファイル変換サイトを操作して、ダウンロードしたファイルをMP4形式に変換します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP4ファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• RPA機能の設定では、実際に利用するオンラインファイル変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を自由にカスタマイズできます。
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダとファイル名を任意の内容に設定してください。

■注意事項

• Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。