GmailでODTファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

ODT形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
特に、odt to pdfのファイル変換は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要する作業です。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のODTファイルを受信するだけで、RPAが自動でPDFファイルへ変換しGoogle Driveへ格納します。これにより、ファイル形式の変換と保存に関わる手作業を削減し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ODTファイルで送付される書類を、都度手作業でPDFに変換して管理している方
• 定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
• GmailとGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をきっかけに、odtからpdfへの変換と保存が自動で完結するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定して、受信したODTファイルをPDFへ変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
• RPA機能におけるブラウザ操作は、ユーザーが利用するファイル変換ツールやPC環境に合わせて、操作内容を柔軟に設定することが可能です
• Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダIDやアップロードするファイル名を任意で指定できます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691