GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

取引先から送られてくるWordファイルなどを、毎回手動でPDFに変換して特定のフォルダに保存する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のDOCファイルを受信した際に、RPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納する一連のプロセスを自動化できます。面倒なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したDOCファイルをPDFに変換する定型業務を効率化したい方
• 手作業によるファイル変換や保存作業でのミスをなくしたい方
• Google Driveを活用したファイル管理をさらに自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をきっかけに、PDFへの変換からGoogle Driveへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮できます。
• DOCからPDFへの手動変換(`convert doc to pdf`)の際に起こりがちな、変換のし忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付されたDOCファイルを抽出します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、抽出したDOCファイルをPDFに変換する操作を自動で行います。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• RPA機能の設定では、DOCファイルをPDFに変換する際の具体的なブラウザ操作を、ユーザーの利用環境に合わせて柔軟に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691