GmailでPNG画像ファイルを受信したら、RPAでWordファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

メールで受け取ったPNG画像をWordファイルに手作業で変換し、管理する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPNG画像ファイルを受信するだけで、RPAが自動でWordファイルに変換しDropboxへ格納します。手作業による変換プロセスを自動化し、業務効率を改善します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したPNG画像をWordに変換する定型業務を効率化したいと考えている方
• ファイル形式の変換や格納作業における、手作業によるミスや漏れをなくしたい方
• ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点に、PNGからWordへの変換とDropboxへの保存が自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます
• ファイルの変換忘れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してPNGファイルをWordファイルに変換する操作を記録させます
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
• RPA機能では、ユーザーが利用する変換サイトやデスクトップ環境に合わせて、ブラウザ上の操作内容を柔軟に設定することが可能です
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先フォルダのパスや、保存するファイル名を任意で設定できます

■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691