GmailでXMLファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

取引先から送られてくるXML形式の請求書や注文書などを、一件ずつ手作業でPDFに変換していませんか。
このワークフローは、Gmailで特定のXMLファイルを受信したことをきっかけに、RPA機能が自動でPDFファイルへと変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納する一連の流れを自動化します。
手作業で行っていた変換プロセスを効率化し、ファイル管理の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 請求書などXML形式のファイルを受け取り、手作業でのPDF変換に手間を感じている経理・営業事務の方
• 変換後のファイルを、手動でクラウドストレージに整理・保管している方
• RPAを活用して、定型的なファイル変換や保存業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに、xml to pdfの変換から保存までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での変換作業やファイル保存で起こりがちな、操作ミスや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したXMLファイルをPDFに変換するブラウザ上の操作を設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
• RPA機能の設定では、XMLファイルをPDFに変換するために使用するWebサイトやツールの操作を、ご自身の業務環境に合わせて設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダや保存するファイル名を任意で指定することが可能です

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691