GmailでMOBIファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

メールで受信したMOBIファイルをPDFに変換する際、都度オンラインの変換ツールを使い、手作業でファイルを保存することに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のMOBIファイルが添付されたメールを受信したことをきっかけに、RPAが自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納する一連の処理を自動化できます。煩雑なファイル変換作業から解放され、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するMOBIファイルのPDFへの変換と管理に手間を感じている方
• 日常的に変換作業を行っており、一連のフローを自動化したい方
• ファイル変換のような手作業をなくし、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーにファイル変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどでMOBIファイルをPDFファイルに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定してください。
• RPA機能でのブラウザ操作は、ユーザーが利用するファイル変換サイトやPC環境に合わせて、操作内容を柔軟に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダIDや保存するファイル名を任意で設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691