Dropboxにファイルがアップロードされたら、CloudConvertでPDFに変換し保存する

■概要

様々な形式のファイルを扱う際、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じてはいないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、CloudConvertが様々なファイルをPDFに自動で変換し、指定の場所に保存します。ファイル管理の手間を省き、業務をより円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxでのファイル管理で、手作業でのファイル形式の変換に手間を感じている方
• 定期的に様々なファイルをPDFに変換しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
• CloudConvertなどを使い手動でファイルをPDF化しており、自動化に関心のある方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に自動でPDF変換と保存が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手動でのファイル変換作業がなくなることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとCloudConvertをYoomと連携します
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. オペレーションで、トリガーをきっかけにDropboxからファイルをダウンロードします
4. データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、ファイル名などの情報を抽出します
5. CloudConvertにファイルをアップロードし、「ファイルを変換」アクションでPDF形式への変換タスクを作成します
6. 変換処理の完了後、CloudConvertから変換されたPDFファイルをダウンロードします
7. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• データ抽出機能では、抽出元のテキスト情報や、正規表現のパターンを任意で設定し、必要な情報を抽出できます
• CloudConvertでのファイル変換や、Dropboxへのファイルアップロード設定では、ファイル名などに固定値や前のステップで取得した情報を組み合わせて設定することが可能です

■注意事項

• Dropbox、Cloud ConvertとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。