SlackでDOCXファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

■概要

日々の業務でSlackに送られてくるDOCX（Word）ファイルを、手作業でPDFに変換しBoxへ保存する作業に手間を感じていませんか。
この定型的ながらも重要な作業は、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫する原因になりがちです。
このワークフローを活用することで、Slack上のDOCXファイルからPDFへの変換、そしてBoxへの格納までの一連の流れが自動化され、こうしたファイル管理の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取ったDOCXファイルをPDFに手動で変換し、手間を感じている方
• Boxでのファイル管理を行っており、格納作業の自動化で効率を上げたいと考えている方
• ファイル形式の変換や転記における、人的なミスを未然に防ぎたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿を起点に、DOCXをpdfへ変換しBoxに格納するまでが自動処理され、手作業にかかっていた時間を削減できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
2. トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、投稿されたファイルがDOCXファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを追加し、対象のファイルをYoom上にダウンロードします
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のファイル変換サービスなどを操作し、ダウンロードしたDOCXファイルをPDFに変換します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を使い、ファイル名をPDF形式の拡張子（.pdf）に置換します
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・リネームしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい特定のチャンネルを任意で指定してください
• 分岐機能では、ファイル名などを条件に「.docxを含む」といった形で設定し、特定のファイル種別のみを処理対象とすることが可能です
• RPA機能では、操作対象のWebサイトURLやクリックする箇所、入力するテキストなどを自由に設定できます
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名の命名規則に合わせて置換対象の文字列や置換後の文字列を任意で設定できます
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を基に動的に設定できます

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。