■概要
Google Driveにアップロードされる請求書や議事録などのファイルを確認し、内容を要約してチームに共有する作業は、数が多くなる大きな手間になることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google Chatへの通知までを自動で実行できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveでPDFや画像形式の書類を管理し、内容確認に時間を要している方
- ファイルの内容を迅速に把握し、関係者へスピーディーに共有したいと考えている方
- 手作業でのファイル確認や要約、チャットへの転記作業でミスや漏れに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから要約、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による内容の読み間違いや要約の抜け漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性の向上が期待できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google Chat、ChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、ChatGPTの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するよう指示します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションで、生成された要約テキストを指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で画像やPDFから文字を読み取る際に、対象とするページ範囲などを任意で指定することが可能です。
- ChatGPTでテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は自由に編集でき、要約の文字数や形式などを業務に合わせて調整できます。
- Google Chatへの通知は、送信先のスペースを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、ファイル名や要約結果を変数として埋め込んだりできます。
■注意事項
- Google Drive、OpenAI、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
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