GmailでPDFファイルを受信したら、RPAでファイルサイズを圧縮しDropboxに格納する

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■概要

メールで受信したPDFファイルの扱いに手間取っていませんか？ファイルツールを探して手作業でファイルを圧縮し、保存するのは面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、RPA機能がファイルサイズを自動で圧縮し、指定のDropboxフォルダへ格納します。一連のファイル処理を自動化し、日々の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

メールで受け取るPDFの管理や、手作業でのファイル圧縮に時間を取られている方
ツールで、都度ファイル変換を行っている方
Dropboxを活用し、チームのファイル保存・共有ルールを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでの受信からファイル圧縮、Dropboxへの保存までを自動化し、手作業の時間を削減できます
ファイル変換ツール利用時に起こりがちな、圧縮忘れや保存先の指定ミスを防ぎます

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで分岐機能を使用し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのPDF圧縮ツールでファイルを圧縮・ダウンロードする操作を自動化します
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワード（「請求書」など）を任意に設定してください
分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報を元に、後続のオペレーションを分岐させる条件（添付ファイルの有無など）をカスタマイズできます
RPA機能では、操作したいWebページのURLや、取得したいテキストなどを自由に設定できます。また、固定値や前段で取得した情報を変数として登録することも可能です
Dropboxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定できます。前段で取得した情報を変数として利用し、動的なファイル名を付けることも可能です

■注意事項

Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。