Gmailで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しDropboxに格納する

■概要

メールで受け取った音声ファイルをMP3に変換する作業は、Webツールを開いて手動で操作する必要があり、手間がかかっていませんか？また、ファイルのアップロードやダウンロードを繰り返す中で、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、RPAが自動でMP3への変換処理を行い、完了したファイルをDropboxへ格納します。ファイル形式の変換から保存までを自動化し、手作業による手間とミスを削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った音声ファイルをMP3に変換し、手作業で管理している方
• 会議の録音データなど様々な音声ファイルの形式をMP3に統一し、Dropboxで管理したいと考えている方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、本来の業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からMP3への変換、Dropboxへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGmailのアクションを設定し、トリガーで受信したメールから添付ファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます
5. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のファイル変換サイトを操作してMP3への変換を実行します
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や差出人など）を任意に設定してください。
• 分岐機能では、前段のGmailで取得した添付ファイルのファイル名などをもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
• RPA機能では、操作対象の変換サイトのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際のサイトに合わせて設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を用いて指定できます。

■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。