‍■概要

Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを発行するたびに、関連部署への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Workspaceでのユーザー登録をきっかけに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。Google WorkspaceとGmailを連携させることで、手作業による連絡業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceのユーザー管理で、Gmailでの手動通知に課題を感じている情報システム担当者の方
• 新入社員のオンボーディングでアカウント発行の連絡を自動化したい人事・総務担当者の方
• Google Workspaceを活用した組織内の情報共有を、より円滑にしたいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceにユーザーが登録されると自動で通知が飛ぶため、これまでGmailで都度メールを作成・送信していた時間を短縮します
• 手作業による連絡で起こりうる、通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を可能にします

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。複数の担当者や部署に同時に通知することも可能です
• メールの件名や本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したユーザー名などの動的な情報を変数として埋め込めます

■注意事項

• Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。