GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、RPAでExcelに変換しDropboxに格納する

■概要

請求書や申込書など、PDF形式で受け取った書類の情報を手作業でExcelに転記していませんか？毎回 ファイル変換ツールを探して手動で変換する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローは、GoogleフォームにPDFファイルが送信されると、RPAとAIが自動でExcel形式に変換し、Dropboxへ格納するため、面倒なファイル変換作業を自動化し業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ファイル変換ツールなどでの手作業に非効率を感じている方
• Googleフォームで受け取ったPDFファイルのデータ転記作業を自動化したい方
• ファイル変換やアップロード作業でのヒューマンエラーをなくし、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFの情報をExcelに手入力したり、都度変換したりする手間が省け、作業時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、ファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」を設定し、フローボットが起動するきっかけを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルをダウンロードします。
4. 次に、YoomのRPA機能である「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFの内容をテキストデータとして取得します。
5. 続けて、YoomのAI機能である「テキストからデータを抽出する」アクションで、取得したテキストを元にExcelで扱える形式（CSVなど）に整形します。
6. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、整形したデータをファイルとして指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、このワークフローを起動させたい任意のフォームIDを指定してください。
• RPA機能の設定では、操作対象のURLや取得したいテキストの範囲などを、実際の業務に合わせて柔軟に設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、前段のRPAで取得した情報を変数として設定し、抽出したい項目（例：請求書番号、日付、金額など）を自由に指定できます。
• Dropboxへのファイルアップロード設定では、ファイル名や保存先のフォルダパスに固定値だけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。