GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでCSVファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

定期的にメールで送られてくるXLSXファイルを開き、手作業でCSV形式に変換して保存する、といった定型業務に時間を取られていませんか？この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローは、Gmailで特定のXLSXファイルを受信すると、RPA機能が自動で変換処理を行い、指定したGoogle Driveのフォルダに保存するため、こうした一連の流れを自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したXLSXファイルを、手作業でCSVに変換している方
• 変換作業における、ファイル形式の間違いや保存漏れを防ぎたい方
• ファイル変換とGoogle Driveへのアップロード作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 変換とアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に時間を活用できます。
• 手動でのファイル形式変換や保存作業がなくなるので、ファイルの取り違えや保存忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点となるメールを指定します
3. 続いて、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したXLSXファイルをCSVファイルに変換する処理を行います
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたCSVファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのメールを受信した際にフローボットを起動させるか識別するため、任意のラベルを設定してください。事前にGmail側でラベルを作成しておく必要があります。
• Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダIDを任意で設定してください。これにより、指定したフォルダへ自動でファイルが保存されます。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691