GmailでPDFファイルを受信したら、RPAでDXFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

図面ファイルなどをメールで受け取り、CADソフトで利用するために手作業でファイル形式を変換していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、RPAが自動でファイル変換を行い、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化し、こうした課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にへのファイル変換を手作業で行っている設計・製造担当者の方
• Gmailで受信した図面PDFを、都度手動で変換・保存している方
• ファイル変換のような定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信から変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、指定外の場所への保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、PDFファイルが添付されたメールを特定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してPDFファイルをDXFファイルに変換するブラウザ操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたDXFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名、送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
• RPA機能の設定では、pdf to dxf変換に利用するWebサイトやツールでの操作を、ユーザー自身の環境に合わせて設定する必要があります。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691