フォームに回答されたら、DocuSignで署名依頼を行いDropboxにフォルダを作成する

■概要

DocuSignでの契約手続き後、関連書類をDropboxに手作業で格納する、といった定型業務に時間を取られていませんか。手動での作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけにDocuSignでの署名依頼からDropboxへのフォルダ作成までを自動化し、契約関連業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignとDropboxを用いた契約フローに、手作業が多く発生している法務・営業担当者の方
• フォームからの問い合わせを受けた後、手動で署名依頼やフォルダ作成を行っている方
• 契約関連業務の抜け漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答を起点にDocuSignでの署名依頼やDropboxのフォルダ作成が自動で実行され、手作業にかかっていた時間を短縮します。
• 手動での情報入力やファイル管理が不要になるため、入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDocuSignを選択し、「エンベロープを作成する」アクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新する」アクションを設定します。
5. さらに、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信する」アクションを設定し、署名依頼を自動で送ります。
6. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームの質問項目は、要件に応じて任意でカスタマイズしてください。
• DocuSignでエンベロープを作成する際に設定する宛先や件名、本文などは、固定値だけでなくフォームの回答内容を引用して動的に設定できます。
• Dropboxで作成するフォルダの名称や保存先の階層は、固定値のほか、フォームの回答内容など前段のアウトプットを変数として設定可能です。

■注意事項

• Docusign、DropboxとYoomを連携してください。