Dropboxにファイルがアップロードされたら、DocuSignの署名依頼をする

■概要

契約書などの重要書類をDropboxで管理し、電子契約にDocuSignを利用する際、ファイルを手作業で移し替えて署名依頼を作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、DropboxとDocuSignの連携を自動化するものであり、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、DocuSignの署名依頼送信までを自動で完結させ、手作業によるミスや時間のロスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとDocuSignを用いた契約業務の効率化を進めたい法務・営業担当者の方
• 複数のSaaSを横断した手作業でのファイル転記や情報入力に課題を感じている方
• 署名依頼の送信漏れやファイル添付ミスといったヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxにファイルをアップロードするだけでDocuSignの署名依頼が自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた一連のプロセスに費やす時間を短縮できます
• 手動でのファイルアップロードや宛先設定が不要になるため、ファイル添付ミスや送信先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとDocuSignをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成」アクションを設定します
5. 続いて、作成したエンベロープにダウンロードした書類を追加・更新します
6. 最後に、DocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、署名依頼を送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスを任意で指定してください
• DocuSignの各アクションでは、署名依頼の件名や本文、署名者の氏名やメールアドレスといった項目に、固定のテキストを設定したり、前段のDropboxのアクションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだりすることが可能です

■注意事項

• Dropbox、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924