Google スプレッドシートに行が追加されたら、Geminiで備考を要約しboardに顧客を登録する

■概要

Google スプレッドシートで管理している顧客情報を、営業支援ツールであるboardへ手作業で転記する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用することで、スプレッドシートへの行追加をトリガーに、AIのGeminiが備考欄を自動で要約し、その内容をboardへ顧客として自動登録できます。Geminiとboardの連携でこうした定型業務から解放され、入力の手間やヒューマンエラーの削減に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとboardで顧客管理を行っている営業担当者の方
• Geminiを活用し、boardへの情報登録を自動化したいと考えている方
• 手作業によるデータ転記をなくし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加だけで、Geminiによる要約とboardへの顧客登録が完了し、手作業での転記や要約作成の時間を削減できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます

■ワークフローの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Gemini、boardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGeminiを選択し、Google スプレッドシートから取得した備考欄の情報を要約するよう「コンテンツを生成」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでboardを選択し、「顧客の登録」アクションを設定して、スプレッドシートの情報とGeminiが生成した要約を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、情報を取得するテーブルの範囲を任意で設定してください
• Geminiのアクションでは、「〇〇について要約してください」といったプロンプトを自由にカスタマイズでき、スプレッドシートから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です
• boardに顧客を登録するアクションでは、顧客名や担当者名などの各項目に、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Google スプレッドシート、Gemini、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686