Outlookで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する

■概要

会議の録音やボイスメモなど、音声ファイルを扱う機会は多いものの、手作業でのファイル変換や管理に手間を感じていませんか。特に、専用ツールを使わずにオンラインのMP3変換サイトで都度対応していると、時間もかかり非効率です。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した音声ファイルをRPAが自動でMP3に変換し、Boxへ格納する一連の業務を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する音声ファイルを、手作業でMP3に変換し管理している方
• オンラインのファイル変換作業を自動化したい方
• Boxでのファイル管理を徹底しており、音声データも自動で一元管理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで音声ファイルを受信後、RPAによるMP3への変換からBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• ファイル変換のし忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防止し、業務フローを標準化することで属人化を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 分岐機能を設定し、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. RPA機能を使い、オンラインでのファイル形式を変換するブラウザ操作を設定します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を利用し、Boxに格納するファイル名を任意のルールに沿って整形します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのフォルダや件名、差出人などのキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、前段で取得した添付ファイルの形式などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能では、実際に操作するWebサイトのURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを環境に合わせて設定してください。
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名を統一するために置換したい文字列やその条件などを、変数を用いて柔軟に設定できます。
• Boxへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を用いて設定します。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。