Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を確認し、システムに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたPDFファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに転記することが可能です。定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFで受領した書類の内容を手作業で転記しており、業務を効率化したい方
• PDFをOCR処理し、テキストデータを一元的に管理する仕組みを構築したい方
• Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報集約を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFファイルの内容を確認し転記する作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したPDFファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意のフォルダIDで指定してください
• 分岐機能では、前段で取得したファイル情報をもとに、PDFファイルのみを処理するなど、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定できます
• Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、動的に対象ファイルを指定できます
• OCR機能では、読み取るPDFファイルから抽出したい項目（例：請求日、金額など）を任意にカスタマイズして設定してください
• Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、データを書き込むスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に設定できます

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。