■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を確認し、システムに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたPDFファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに転記することが可能です。定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFで受領した書類の内容を手作業で転記しており、業務を効率化したい方
- PDFをOCR処理し、テキストデータを一元的に管理する仕組みを構築したい方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報集約を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFファイルの内容を確認し転記する作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したPDFファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意のフォルダIDで指定してください
- 分岐機能では、前段で取得したファイル情報をもとに、PDFファイルのみを処理するなど、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定できます
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、動的に対象ファイルを指定できます
- OCR機能では、読み取るPDFファイルから抽出したい項目（例：請求日、金額など）を任意にカスタマイズして設定してください
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、データを書き込むスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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