Googleフォームでファイルがアップロードされたら、オンラインツールでMP3に変換しGoogle Driveに格納する

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‍■概要

動画や音声ファイルをMP3形式に変換する際、ファイル変換なツールを使い、一つひとつ手作業で対応していませんか。ファイルのアップロードから変換、ダウンロード、そして所定の場所への格納といった一連の作業は、地味に時間を要する業務です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルがアップロードされるだけで、MP3への変換とGoogle Driveへの格納までが自動で完結し、こうした手間のかかる作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Webツールを使い、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
Googleフォームで収集した音声や動画ファイルを、効率的にMP3形式で管理、活用したい方
ファイル変換や整理といった定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへのファイルアップロードを起点に、MP3変換から保存までが自動で実行されるため、手作業でのファイル操作にかかる時間を短縮できます
自動で処理が進むことで、ファイルの取り違えや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データを正確に管理することが可能になります

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します
トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで受け取ったファイルをダウンロードするよう設定します
次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」で、任意のWebサイトを開き、ダウンロードしたファイルをアップロードする操作を設定します
続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、変換後のMP3ファイルのダウンロードリンクなどをWebページ上から取得します
最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したMP3ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

トリガーのGoogleフォームでは、ファイルアップロードを受け付ける任意のフォームを指定してください
Google Driveからファイルをダウンロードする際は、フォームの回答情報から取得したファイルIDなどを変数として設定できます
RPA機能では、操作対象となるonline mp3 converterのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを自由にカスタマイズすることが可能です
AI機能によるテキスト抽出では、RPA機能で開いたページを変数として指定し、ダウンロードリンクなど抽出したい項目を任意で設定できます
Google Driveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名などを、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として設定してください

■注意事項

Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

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