フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてMicrosoft Teamsに通知する

■概要

フォームへの回答があるたびに、特定の書類を探し出してMicrosoft Teamsで関係者に通知する作業は、手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。特に複数のアプリケーションを横断する作業は、手作業に頼りがちで非効率になりやすい側面があります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Microsoft SharePointに保管された書類の雛形を自動で検索・取得し、Microsoft Teamsへ通知する一連のプロセスを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答を起点とした申請・通知フローの効率化を検討している方
• Microsoft Teamsを主要な連絡手段としており、情報共有の速度を向上させたい方
• Microsoft SharePointに保管している書類の活用をより促進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から書類の検索、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
• 手作業による書類の選択ミスやMicrosoft Teamsへの通知漏れ、遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePoint、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいて目的の書類を検索します。
4. 検索して見つかったファイルを、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで取得します。
5. 次に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
6. その後、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、フォームの回答内容から通知に必要な情報を抽出します。
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報とアップロードしたファイルを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、業務内容に合わせて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
• Microsoft SharePointの検索アクションでは、対象のサイトID、ドライブID、検索キーワードを任意に設定可能です。
• Microsoft SharePointやOneDriveの各設定項目には、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことができます。
• AI機能によるテキスト抽出では、フォームの回答内容など、どの情報から何を抽出するかを自由に定義することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知メッセージは、通知先のチャネルを指定できるほか、本文に固定のテキストと変数を組み合わせて、状況に応じた柔軟な内容を作成できます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、OneDrive、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。