Google スプレッドシートに面接日程が追加されたら、Gmailで案内を自動送信する

■概要

面接日程の調整後、候補者一人ひとりへの案内メール作成・送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Google スプレッドシートに面接情報を追加するだけで、Gmailから候補者へ案内メールを自動で送信します。こうした面接の案内業務から解放され、より重要な採用活動に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで面接スケジュールを管理している採用担当者の方
• 候補者への面接案内メールの作成と送信を自動化し、業務を効率化したい方
• 手作業によるメール送信でのミスをなくし、採用体験を向上させたい人事の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの入力だけで面接案内メールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 宛先や日程の入力間違い、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、候補者とのコミュニケーションを円滑に進めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。スプレッドシートから取得した情報を本文や宛先に設定することで、面接案内が自動で送信されます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。Google スプレッドシートの特定の列から候補者のアドレスを自動で取得するように設定することも可能です
• 送信するメールの件名や本文は、固定の文章を設定するだけでなく、トリガーで取得した候補者名や面接日時といった情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。