■概要
Google Workspaceに新しいメンバーが追加された際、関連部署への通知を手作業で行っていませんか？特にMicrosoft Teamsなどのチャットツールを利用している場合、都度の連絡は手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、Google Workspaceへのユーザー登録を検知して、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知するものです。この連携により、手作業による連絡の手間とミスをなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceへのユーザー追加に伴う連絡を効率化したい情報システム担当者の方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用し、チームへの情報共有を自動化したい方
- 新メンバーのオンボーディングプロセスを円滑にし、抜け漏れを防ぎたい総務・人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsへの連絡時間を削減できます。
- 手作業による連絡で起こりがちな通知の遅延や、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで再度Google Workspaceを選択し、「ユーザーを検索」アクションで登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を本文に含めて指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへメッセージを通知するアクションでは、通知したいチャネルを任意で設定できます。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得したユーザー名やメールアドレスなどの情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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