GmailでAZW3ファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しDropboxに格納する

■概要

電子書籍などで利用されるAZW3ファイルを業務で受け取った際に、閲覧や共有のためにPDFへ変換する手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換は時間がかかるだけでなく、作業漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、RPAが自動でAZW3からPDFへの変換処理を行い、指定のDropboxフォルダに格納します。日常的なファイル変換作業を自動化し、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AZW3形式のファイルを扱うことが多く、PDFへの手動変換作業に時間を要している方
• PDFへの変換を含め、ファイル受信から保存までの定型業務を自動化したい方
• GmailやDropboxを日常的に利用しており、ファイル管理の非効率を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をきっかけに、AZW3からPDFへの変換と保存までを自動化するため、手作業の時間を削減できます
• RPAによる自動処理が実行されるため、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合に後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 次に、オペレーションでGmailのアクションを設定し、トリガーとなったメールからAZW3形式の添付ファイルを取得します
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでAZW3からPDFへの変換処理を実行します
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください
• 分岐機能では、前段のGmailで取得した添付ファイルの有無やファイル名といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、実際に操作するファイル変換サイトのURLや、クリックするボタン、入力する項目などを、利用する環境に合わせて設定してください
• Dropboxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を活用して任意に設定可能です

■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。