OutlookでDOCファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しDropboxに格納する

■概要

Outlookで受け取ったDOCファイルを、手作業でPDFに変換して管理することに手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、ファイルの保存忘れや変換ミスなどが起こりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、RPAがDOCからPDFへの変換を自動で行い、指定のDropboxフォルダに格納します。手作業によるファイル変換業務から解放され、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したDOCファイルをPDFに変換してDropboxで管理している方
• 手作業によるファイル形式の変換やアップロード作業に非効率を感じている方
• 書類の受け渡しから保管までを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DOCファイルの受信からPDFへの変換、Dropboxへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります
• 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや保存先の指定間違い、格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、メールに添付されたDOCファイルの情報を取得し、ダウンロードします
4. 続いて、RPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、DOCファイルをPDFに変換する操作を自動化します
5. オペレーションのデータ変換機能で、ファイル名を任意の形式に整形します
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください
• 分岐機能では、添付ファイルの有無や種類といった前段で取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由に設定できます
• RPA機能では、実際にDOCからPDFへの変換で操作するWebページのURLや、クリックするボタンなどを、お使いの環境に合わせて設定してください
• データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を変更する際の命名ルールなどを柔軟にカスタマイズできます
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダ名やファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を用いて指定してください

■注意事項

• Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。