GmailでDJVUファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

DJVUファイルは閲覧に専用ビューワーが必要なため、受け取った際の扱いに困ることはありませんか。特に、急ぎの際に手動でdjvuファイルをpdfに変換する作業は手間がかかります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のDJVUファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFファイルへの変換とGoogle Driveへの格納が完了します。これにより、ファイル形式の変換に伴う煩雑な手作業をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DJVUファイルを受け取ることが多く、手動でのPDF変換に手間を感じている方
• ファイル形式の変換作業を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
• djvuからpdfへのファイル変換を含む一連の業務フローを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をトリガーにdjvuからpdfへの変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定します。これにより、特定のメールを受信した際にフローが自動で起動します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してDJVUファイルをPDFに変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、件名や本文に含まれるキーワードを任意に設定することで、特定のメールのみを自動化の対象に指定できます
• RPA機能の設定では、ユーザーが利用するファイル変換サイトやPC環境に合わせて、ブラウザ操作のフローを柔軟に構築してください
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意の値や取得したデータを用いて設定できます

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691