■概要
日々の業務で発生する、メールで受信したPDFファイルをDOC形式に変換して保存する作業に、手間や時間を取られていませんか。一つ一つの作業は単純でも、積み重なると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、自動でDOCファイルへ変換しGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連のプロセスが自動化され、手作業によるファイル変換の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったPDFをDOCに変換し、Google Driveへ手動で保存している方
- 契約書や請求書など、定期的にPDFからDOCへのファイル変換業務が発生する方
- ファイル変換や保存場所の間違いといった、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでのPDF受信を起点にDOCファイルへの変換、Google Driveへの格納までが自動処理され、定型的なファイル管理業務の時間を削減できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したPDFファイルをDOCファイルに変換する操作を設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で設定できます
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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