GmailでPDFファイルを受信したら、RPAでXLSXファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

取引先からGmailで受信するPDF形式の請求書や申込書などを、手作業でXLSXファイルに変換していませんか。このような定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、GmailでのPDFファイル受信をトリガーに、RPAが自動で変換処理を実行し、Google Driveへ格納するため、ファイル変換に関わる一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したPDFからXLSXへ手作業で変換しており、手間を削減したいと考えている方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや対応漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
• PDFファイルの変換から格納までを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでのPDFファイル受信からGoogle Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業でのpdf to xlsx変換にかけていた時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストのミスやファイル格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、PDFが添付されたメールを特定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作してPDFファイルをXLSXファイルに変換するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたXLSXファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、件名や送信元アドレスなど、フローを起動させたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください
• RPA機能の設定では、利用するWebサイトや操作手順など、ユーザーの環境に合わせてpdfからxlsxへ変換するためのフローを柔軟に構築してください
• Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です

■ 注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691