Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでWordドキュメントに変換しBoxに格納する

■概要

PDFで受け取った書類の内容をドキュメントファイルに転記する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていませんか。このような定型的な `pdf to document` の変換作業は、件数が増えるほど担当者の負担となります。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルをアップロードするだけで、RPAがファイル変換からBoxへの格納までを自動で完結させるため、ファイル変換に関わる一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFからWordなどへのファイル変換と、その後の格納作業を自動化したいと考えている方
• 手作業による `pdf to document` の変換で、コピーミスや保存忘れなどの課題を抱えている方
• Google DriveとBoxを連携させ、より効率的なファイル管理体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFのアップロードを起点に、ドキュメントへの変換、ストレージへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストのミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーで、Google Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションで、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトなどでの操作を記録します。
5. 次に、オペレーションで、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、PDFファイルからテキスト情報を取得することも可能です。
6. 最後に、オペレーションで、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトや、サイト上でのクリック・入力といった一連の操作内容を任意で設定できます。
• Boxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名などを任意に指定できます。また、ファイル名には固定の値だけでなく、前段の処理で取得した情報を組み込むことも可能です。

■注意事項

• Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。