Gmailでメールを受信したら、boardに案件を登録する

■概要

Gmailで受信した案件に関するメールを、手作業で案件管理ツールboardに都度登録していませんか。この手入力の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のGmailのメール受信をきっかけに、自動でboardへ案件情報が登録されるため、こうした課題を解消し、より正確で迅速な案件管理を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った内容をもとに、boardで案件管理を行っている営業担当者の方
• Gmailとboard間の情報転記作業を自動化し、入力の手間をなくしたいと考えている方
• 手作業による案件の登録漏れや入力ミスを防ぎ、管理精度を高めたいチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信後、自動でboardに案件が登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を他のコア業務にあてることができます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとboardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションのテキスト抽出機能を使い、受信したメールの本文から、boardへの案件登録に必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録」アクションを設定し、抽出した情報を各項目に紐付けて登録します

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのキーワードを件名や本文などから任意で設定してください
• boardに案件を登録するオペレーションでは、メール本文から抽出したどの情報を「案件名」や「顧客情報」などの項目に割り当てるかを自由に設定できます
• boardとの連携設定では、案件を登録したいアカウントのAPIキーを任意で設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Gmail、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。