■概要
Gmailに届くお問い合わせや依頼メールを、案件管理ツールのboardへ手作業で転記していませんか？メールの見落としや、手動での転記作業による入力ミスは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローは、Gmailとboardを連携させ、特定のメールを受信した際に自動で案件を登録します。日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した内容をboardへ手動で転記する作業に手間を感じている方
- Gmailとboardを連携させ、案件登録の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
- Gmailからの問い合わせを起点とした案件登録プロセスを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際に自動でboardへ案件登録が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ入力で発生しがちな、登録情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとboardをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールの内容に応じて後続の処理を分岐させる
- その後、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、メール本文から案件登録に必要な情報を抽出する
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録」アクションを設定し、抽出した情報をもとに案件を登録する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれるキーワードなど、ユーザーの運用に合わせた条件を任意で設定してください
- boardとYoomを連携する際に、対象アカウントのAPIキーを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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