■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報や顧客リストを、営業管理ツールのboardへ手作業で転記していませんか？このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が作成されるだけで、boardに顧客情報が自動で登録されます。Smartsheetとboard間の面倒なデータ連携作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetとboardを併用しており、顧客情報の二重入力に手間を感じている方
- Smartsheetからboardへのデータ転記で発生する、入力ミスや登録漏れを防止したい方
- プロジェクト管理と顧客管理の連携を自動化し、チーム全体の業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でboardに顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます
- システムが情報を自動で連携するので、手作業による転記ミスや項目間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「顧客の登録」アクションを設定します。トリガーで取得したSmartsheetの情報をマッピングして、boardに登録する顧客情報を指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardの「顧客の登録」アクションにて、登録する情報を任意にカスタマイズしてください。Smartsheetのトリガーから取得した情報（会社名、担当者名、連絡先など）を、boardの対応する項目にそれぞれマッピングすることで、自社の運用に合わせたデータ連携が可能です
■注意事項
- SmartsheetとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
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