■概要
Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、Google Driveで関連資料を格納するフォルダを作成する、といった作業は多くの業務で発生します。しかし、この一連の作業を手動で行うと、手間がかかるだけでなく、フォルダの作り忘れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、こうした日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveを使った手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- Google スプレッドシートでの案件管理と連携して、Google Driveのフォルダを自動で生成したい方
- 定型業務の自動化により、ヒューマンエラーの防止や業務効率の改善を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、Google Driveのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を均一に保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報を基にフォルダ名などを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを元の行に書き戻します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、検知したい行の範囲などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した特定のセルの値などを条件として、後続の処理を実行するかどうかを任意に設定できます。
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。スプレッドシートの情報を利用して動的に命名することも可能です。
- Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象のシートやセル、書き込む内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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