LINEでファイルを受け取ったら、OCRを行いGoogle Driveに保存する

■概要

LINE公式アカウントで顧客から受け取った請求書や申込書などのファイル、どのように管理していますか？手動で都度ダウンロードし、内容を確認してGoogle Driveに保存する作業は、手間がかかり他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、LINE公式アカウントとGoogle Driveの連携を自動化するものであり、受信したファイルを自動でOCR処理し、Google Driveに保存まで行うため、こうしたファイル管理にまつわる手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• LINE公式アカウントで受け取るファイルの管理に手間を感じている顧客対応担当の方
• LINE公式アカウントとGoogle Drive間で発生する手作業でのファイル保存や転記をなくしたい方
• 受け取った書類の内容を自動でデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• LINE公式アカウントでのファイル受信からGoogle Driveへの保存、内容のデータ化までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるファイルの保存漏れや、目視での確認による転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、LINE公式アカウントとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 次に、LINE公式アカウントの「メッセージの添付ファイルを取得」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能で、取得したファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 次に、書類発行機能で、抽出したテキスト情報をもとにGoogle スプレッドシートのテンプレートから書類を作成します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された書類をアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、メッセージの種類やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定できます。
• LINE公式アカウントのオペレーションでは、処理完了時に自動返信するメッセージの内容などを、固定値や取得した情報を組み合わせて自由に設定可能です。
• OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分からテキストを抽出するか、抽出項目を任意でカスタマイズできます。
• 書類発行機能では、元となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意で指定し、OCRで読み取った情報をシート内のどのセルに反映させるかなどを設定できます。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や取得した情報を用いて自由に設定できます。

■注意事項

• LINE公式アカウント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。