Boxに特定のファイルが格納されたら、OCRで読み取りPaddleにCustomerを作成する

■概要

Paddleでの顧客管理やBoxでのファイル管理は非常に便利ですが、この2つのSaaSを連携させるには手作業が発生しがちではないでしょうか。特にBoxに格納した申込書などの内容をPaddleに手入力する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなります。このワークフローは、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCRで内容を読み取り、Paddleへ自動で顧客情報を作成するため、こうした一連のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとPaddleを活用中で、両アプリ間の手作業による情報登録を自動化したい方
• Boxに格納したPDFなどのファイル情報を、手動でPaddleに転記している方
• サブスクリプションサービスの顧客管理において、事務作業の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxに特定のファイルを格納するだけでPaddleへの顧客登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとPaddleをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のファイルがアップロードされた場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります
6. 最後に、オペレーションでPaddleの「Create New Customer」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けて顧客を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガーおよびファイルダウンロードの設定で、対象としたいフォルダやファイルのコンテンツIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を自由にカスタマイズできます
• OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、会社名や住所といった抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です
• Paddleに顧客を作成する際、どの項目にOCRで読み取ったどの情報を紐付けるか、固定値や変数を活用して自由に設定してください

■注意事項

• BoxとPaddleそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。