■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理し、関連資料はGoogle Driveに保存しているものの、それぞれのツールで手動操作が発生していませんか。特に新しいタスクが生まれるたびにGoogle Driveにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に抜け漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Codaで特定の条件を満たす行が作成された際に、Google Driveへ自動でフォルダを作成し、CodaとGoogle Driveを連携させたファイル管理の初動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CodaとGoogle Driveを併用しており、ファイル管理の連携を効率化したいと考えている方
- Codaでのタスク発生時に、都度手作業でGoogle Driveのフォルダ作成を行っている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaで条件に合う行が作成されると自動でフォルダが生成され、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を削減できます
- 手動でのフォルダ作成による命名ミスや作成忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を均一に保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、Codaの行データが特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定の場所にフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Codaの特定の列の値（例：ステータスが「新規」の場合など）をもとに、フォルダ作成を実行する条件を任意で設定してください
- Google Driveでフォルダを作成する際、作成先の親フォルダやフォルダ名は任意で設定可能です。Codaから取得したデータを用いて動的にフォルダ名を指定することもできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- CodaとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
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