Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する

‍■概要

日々の業務でGoogle Driveに保存した請求書やレポートなどのファイル情報を、手作業でCodaのテーブルに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、そうしたGoogle DriveとCoda間での手動による情報入力を自動化するために設計されており、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが追加されるだけで、OCRがファイル内容を読み取り、自動でCodaのテーブルへ行として追加します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとCodaを活用し、ファイル情報やタスクを手作業で管理している方
• ファイル内の情報をCodaへ転記する際の入力ミスや、対応漏れを防止したいと考えている方
• Google DriveとCodaを連携させ、ファイル管理業務の自動化や効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが格納されると、ファイル内の情報がCodaへ自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとCodaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のテーブルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能で、ファイル内のどの情報を抽出するかを任意で設定してください。
• Codaで情報を追加する際に、どのテーブルのどの列に、抽出した情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Google DriveとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。