Outlookで特定のメールを受信したら、Hunterでリードを作成する

■概要

Outlookで受信した重要なメール、例えばお問い合わせやリード情報などを手作業でHunterに登録していませんか。こうした定型的な転記作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。

このワークフローは、OutlookとHunterを連携させ、特定のメール受信をトリガーにHunterへ自動でリード情報を登録します。手作業による手間をなくし、リード管理の初動を迅速かつ正確に行うことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったリード情報を手作業でHunterに入力している営業・マーケ担当者の方
• OutlookとHunterを連携させ、営業活動の生産性を向上させたいと考えている方
• リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信するだけでHunterにリード情報が自動登録されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
• メールからの情報転記を手作業で行うことによる、登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとHunterをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすメールのみ後続の処理に進むようにします
4. 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文から氏名や会社名、メールアドレスといったリード情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでHunterの「リードを作成する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を連携してリードを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダIDを任意で指定できます
• 分岐機能では、メールの送信元アドレスや本文に含まれる特定のキーワードなど、前段のトリガーで取得した情報をもとに条件を自由に設定可能です
• AI機能では、Outlookで受信したメール本文から、Hunterに登録したい項目（氏名、役職、電話番号など）を任意で設定し抽出できます
• Hunterにリードを作成するオペレーションでは、前段の処理で取得した値を引用し、登録したい各フィールドへ自由にマッピングできます

■ 注意事項

• OutlookとHunterのそれぞれをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。